Parlaeus stroomlijnt de ondersteuning van besluitvorming
Besluitvorming wordt vaak ondersteund door een lappendeken van oplossingen.
Dat is inefficiënt en niet toekomstbestendig.
• Niemand is echt eigenaar van het geheel. Dat maakt het beheer en de doorontwikkeling complex.
• Er ontbreekt een samenhangende visie. Daar lijden kwaliteit, toegankelijkheid en openbaarheid onder.
Gouden kansen blijven liggen.
Een zaaksysteem alleen is te generiek.
Een raadsinformatie-systeem te geïsoleerd.
Een vergadertool te beperkt.
Combinaties zijn niet flexibel en niet toekomstbestendig.
Een vak-applicatie voor besluitvorming
brengt samenhang, efficiency en geeft grip op het proces.
• De hele levensloop van een dossier met álle relevante informatie vind je op één plek.
• Sla er niet alleen stukken van het college in op, maar ook ander relevant materiaal.
• Met de ingebouwde documenten-editor, schrijf je in de oplossing, werk je samen met collega’s en kan informatie gemakkelijk hergebruikt en gepubliceerd worden.
Een complete oplossing waar alles in zit.
1
1. Alle raadsinstrumenten in één gebruiksvriendelijke omgeving. Eenvoudig samenstellen en beschikbaar maken van lijsten met ingekomen stukken, of raadsvoorstellen. Digitaal ondertekenen van moties, raadsbesluiten ingebouwd. Moties en amendementen opstellen in het systeem.
2
2. Organiseer snel en doeltreffende al je bijeenkomsten. Van eenvoudig overleg tot complexe vergadering. Platform onafhankelijk, online en offline stukken lezen en annoteren. Deel aantekeningen met andere vergaderdeelnemers. Veilig, gebruiksvriendelijk, betrouwbaar en veelzijdig. Sluit naadloos aan op de andere modules. Met actiepunten, besluitenlijsten maar ook uitgebreide notulen. Zo heb je overzicht over alle besluiten.
3
3. Vergroot de betrokkenheid bij je vergaderingen door ze live en on demand beschikbaar te stellen. Maak slim gebruik van alle informatie in het systeem. Geautomatiseerd toevoegen van stemuitslagen en sprekersgegevens. Automatische indexering van sprekers en agendapunten. Ondertiteling beschikbaar.
4
4. De digitale oplossing om beleid te maken. Maak en bewerk beleidsdossiers van idee tot archief. Routeer dossiers door de organisatie van steller naar MT, van DT naar het college en de gemeenteraad. Werk samen met adviseurs (intern en extern) of inwoners op dossier-, document of tekstblokniveau. Altijd overzicht over alle dossiers. Houd grip op toezeggingen en moties. Haal noodzakelijke autorisaties op, teken digitaal en ontwikkel direct een audittrail.
• Bouw complete levensloop van besluitvorming op in dossiers die flexibel instelbare trajecten volgen, zo vaak als dat nodig is.
• Schrijf beleidsvoorstellen in de oplossing, werk eenvoudig samen op tekstblok-niveau binnen en buiten de organisatie.
• Haal gemakkelijk parafen op volgens nauwkeurig instelbare trajecten.
• Start besluitvormingstrajecten waar je wil: in de Raad, in het college of vanuit ‘de organisatie’
• Uitgebreide ondersteuning voor papierloos vergaderen inclusief digitaal stemmen.
• Een compleet RIS met alle Raadsinstrumenten waarin raadsleden zélf moties en amendementen opstellen en dossiers vormen.
• Uitgebreide AV-ondersteuning binnen de oplossing met slimme realtime koppeling tussen AV systeem en RIS.
• Ingebouwde mogelijkheden voor intensieve samenwerking met inwoners.
• Koppelingen met DMS-sen, Zaaksystemen, E-Depot, Open Raadsinformatie.
Ontdek de voordelen voor jouw werk:
Griffiers zijn voluit regisseur van politieke besluitvorming. Ze zijn veel efficiënter. Ze krijgen grip op planning en op de kwaliteit van informatie.
Raadsleden werken zelfstandiger, weten meer en kunnen meer doen in minder tijd;
Beleidsmakers werken eenvoudig samen met stakeholders (intern en extern) en hebben meer grip op het proces.
Bestuurders hebben altijd overzicht op hun dossiers, weten wat ze hebben toegezegd en kunnen makkelijker met inwoners samenwerken.
Gemeente-secretarissen hebben overzicht over alle dossiers. Ze zijn voluit regisseur van het ambtelijk besluitvormingsproces.
Inwoners kunnen vanaf het eerste begin participeren. Ze worden beter geïnformeerd dankzij het overzicht over dossiers.
Koplopers die al met Parlaeus werken:
Oplossingen voor de
volgende vraagstukken:
Papierloos Vergaderen
Vergaderingen zo efficiënt mogelijk voorbereiden. Techniek die helpt concentreren op de inhoud: dialoog en goede besluitvorming.
Efficiënte bedrijfsvoering
Digitalisering van online beleid- en besluitvorming, voor veilig en efficiënt samenwerken met collega’s, externen én burgers.
Doelmatige Raadsondersteuning
Het werk van de raad zo makkelijk, begrijpelijk en zichtbaar mogelijk maken en tegelijk de efficiency van de griffie aanzienlijk vergroten.
Burgerparticipatie
Voorkom vruchteloze burgerinitiatieven, door ondersteuning van online samenwerking en verbinding met opvolgende besluitvorming.
Regionale Samenwerking
Samenwerken met meerdere gemeenten, zonder het overzicht of de grip op de informatie te verliezen. Zo blijft de raad in control.
Tips, nieuws en portretten
van griffiers
Nieuws Visie
Besluitvorming die klinkt als een symfonie
Gemeentetaak nummer één is het oplossen van maatschappelijke kwesties, in opdracht van inwoners. Hoe komt het dan dat juist die maatschappelijke kwesties, waarover vooral de raad een knoop moet doorhakken, zo ongelooflijk moeilijk te vinden zijn? De inhoud is er wel, maar is verborgen in een kist met hangsloten, in de kelders van de gemeentewebsite. Dat moet anders. De raad zit op een goudschat. Die kist moet open en de schat zichtbaar tentoongesteld. Hoe? Dat lees je hier.
Nieuws
Fusie DocWolves en Franse partner Qualigraf
Griffiers
Interview met Nancy Mosterman, griffier Lelystad
Griffiers
Tussen Duel en Duet – Elsbeth van Straaten raadsgriffier van Roosendaal
Griffiers
Interview met Eelco Groenenboom, griffier Albrandswaard
Schrijf je in voor onze updates en ontvang het gratis e-book: Ondersteun besluitvorming
DocWolves ISO certificering
